5 Bedrijfsvoering

Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) schrijft voor dat de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht biedt in de beleidsvoornemens, en de realisatie daarvan, ten aanzien van de bedrijfsvoering. Vanuit de beleidsvrijheid die hierbij aan de gemeenten is over gelaten wordt wel beoogd dat er een logische verbinding ontstaat tussen de bedrijfsvoering en de andere programma's. De bedrijfsvoering van de gemeentebegroting omvat een essentieel aspect van het lokale bestuur. Het is het proces waarmee de gemeente haar financiële middelen efficiënt en effectief beheert om de gestelde doelstellingen te realiseren en de maatschappelijke taken uit te voeren. Deze bedrijfsvoering omvat verschillende belangrijke aspecten, zoals financieel management, personeelsbeleid, informatiemanagement en juridische zaken .

Planning & Control / Financiën
Financiën heeft in 2024 de interne managementrapportages verbeterd ook zijn er stappen gezet naar een verdere optimalisering van de interne controle.
Medewerkers in de organisatie worden periodiek bijgepraat over het inkoopproces en ook heeft Financiën trainingen gegeven over de planning- & control-cyclus.

Informatievoorziening

Het goed beheren en beschermen van informatie is eveneens van cruciaal belang in de bedrijfsvoering van de gemeente. Dit brengen we blijvend onder de aandacht.

Informatieveiligheid en Privacy
De gemeente Scherpenzeel is een informatie-intensieve organisatie met een primaire focus op dienstverlening. Deze organisatiekenmerken vragen om een betrouwbare en veilige informatievoorziening. De gemeente Scherpenzeel vindt informatieveiligheid daarom ook belangrijk. Bovendien moeten burgers en bedrijven er op kunnen vertrouwen dat hun gegevens in goede handen zijn bij de gemeente.
Informatieveiligheid en privacy hebben blijvende aandacht aan de hand van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Fraude
We zijn ons bewust van het inherente risico van fraude dat wij, zowel intern als extern, lopen bij het uitvoeren van onze activiteiten. We hebben in 2024 de opzet en werking van een frauderisicoanalyse besproken met de auditcommissie en deze wordt vastgesteld door het college. Met deze frauderisicoanalyse verkrijgen we een goed beeld van de risico’s die wij op het gebied van fraude lopen. In de frauderisicoanalyse worden de onderwerpen genoemd, waarin het risico van fraude het grootst is. Voor de geïdentificeerde risico’s hebben we beoordeeld in hoeverre er beheersmaatregelen bestaan binnen de organisatie die deze risico’s verminderen en hebben we bepaald welke beheersmaatregelen nodig zijn om het frauderisico tot een minimaal niveau te beperken.

Communicatie
De kernbegrippen van het proactieve communicatiebeleid van Scherpenzeel zijn: duidelijk, klantgericht, betrouwbaar, verbindend en tijdig. Via Schrijfcoaches houden we iedereen up-to-date in het gebruik van Heerlijk Helder Scherpenzeels.
Naast het gebruik van het reeds bestaande en gewaardeerde inwonerspanel hebben we in 2024 een burgerpeiling gehouden. Het afgelopen jaar hebben we ook een burgerpeiling gehouden. Dit leverde een hoge respons op en waardevolle input voor de verdere ontwikkeling en uitvoering van ons beleid en onze taken.

Huisvesting
De gemeentelijke organisatie is gehuisvest in de Buitenplaats, de naastgelegen locatie De Buren, de gemeentewerf en Het Foort. Onderhoud en vervanging heeft met name voor de Buitenplaats de afgelopen jaren zo beperkt als verantwoord plaatsgevonden. Dit met het oog op de gewenste huisvesting van de gemeentelijke organisatie in Kulturhus De Breehoek. We hebben in 2024 een aantal investeringen gedaan om te voldoen aan de wetgeving voor arbeidsomstandigheden, de vereisten voor goed werkgeverschap en onze aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt. Wij hebben daarbij zoveel als mogelijk gekozen voor oplossingen die mee kunnen naar een toekomstige locatie. We hebben de kosten gedekt uit bestaande budgetten zoals de ruimte die is ontstaan in de voorziening ‘Onderhoud gemeente-eigendommen’ doordat onderhoud aan De Buitenplaats de afgelopen jaren beperkt heeft plaatsgevonden.

Juridische zaken

Juridische zaken spelen een rol belangrijke in de bedrijfsvoering van de gemeente. Het omvat het naleven van wet- en regelgeving, contractbeheer, juridisch advies en het omgaan met eventuele geschillen. Een gedegen juridische aanpak is van belang om de rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen te waarborgen.

P&O

Daarnaast is het personeelsbeleid van groot belang. Het zorgt ervoor dat de gemeente een aantrekkelijke en goede werkgever is. Verder zorgt het dat de juiste mensen met de juiste vaardigheden op de juiste plekken worden ingezet om de gemeentelijke taken optimaal uit te voeren. In 2024 is het HR21-traject (herwaardering functies) succesvol afgerond en zijn weer de nodige vacatures vervuld. We zien, dat het ons beter lukt om medewerkers te behouden en dat de inhuur verder is gedaald.

Omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten

Bovenstaande salariskosten zijn inclusief de vergoeding voor raadsleden, bijzondere ambtenaren burgerlijke stand (Babs) en Wsw-personeel en bedragen 31% van de totale lasten.

De hierboven genoemde inhuurkosten zijn inclusief de inzet bij belastingen, Oekraïne-opvang, projecten en voor de omgevingswet en bedroegen 17%.
De inhuur bij de teams kwam uit op 12%.

De formatie en bezetting waren in 2024 als volgt:

In bijlage 6.3 is een gedetailleerd overzicht opgenomen van de loonkosten en inhuur per team.

Huisvestingskosten en kosten automatisering

Conform artikel 25 van de Financiële verordening worden ook de kosten van huisvesting en automatisering in beeld gebracht.

Budgetten raad, griffie, rekenkamer en accountantskosten

Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid<gemeentewet artikel 213a
In 2024 zijn er geen onderzoeken gedaan naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

Rechtmatigheid

Met ingang van het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college van burgemeester en wethouders via de jaarrekening verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente.
Rechtmatigheidstoetsing richt zich op begrotingsrechtmatigheid, het budgetrecht, rechtmatigheid van inkoop en het rechtmatig uitvoeren van overige rechtshandelingen.
Daaraan is vorm gegeven in diverse gemeentelijke regelingen. Gedurende het jaar is er sprake van interne controle (directe toetsing op de handeling zelf) en verbijzonderde interne controle: wordt er gewerkt conform de afgesproken procedures.

De verantwoording ziet er als volgt uit:

Hieronder en op de volgende pagina’s staan de bedragen uit het model toegelicht.

Voorwaardencriterium
In 2024 waren er 2 dossiers waarbij sprake was van fouten in de aanbesteding.

Begrotingsrechtmatigheid
In de tabellen op de volgende pagina’s staat in de eerste twee kolommen het programma en het taakveld waar de afwijking over gaat.
De kolom categorie (cat.) bij de lasten en baten verwijst naar de indeling in het model rechtmatigheidsverantwoording. Deze indeling wordt geadviseerd door de commissie BBV:

1a.   Overschrijding lasten taakvelden.
1b.   Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten).
2.   Ongeautoriseerde reservemutaties.
3.   Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld.

4.   Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf acceptabel is geduid.

Voor het bepalen van de rechtmatigheid is gekeken naar hetgeen hierover is opgenomen in de Financiële verordening 2024.
In artikel 12, lid 4 van de verordening is opgenomen:
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

1. begrotingsafwijkingen die passen binnen het vastgestelde beleid van de raad en niet tijdig konden worden gesignaleerd;
2. begrotingsafwijkingen die passen binnen het vastgestelde beleid van de raad en buiten de invloedssfeer van de gemeente liggen;
3. begrotingsafwijkingen waarover de raad via een raadsvoorstel is geïnformeerd;
4. begrotingsafwijkingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten;
5. begrotingsafwijkingen bij openeinderegelingen die niet tijdig konden worden gesignaleerd en dus buiten de invloedssfeer van de gemeente liggen;
6. begrotingsafwijkingen die gedekt worden door een onttrekking aan een bestemmingsreserve;
7. begrotingsafwijkingen die passen binnen de door de raad vastgestelde totale exploitatieopzet van een grondexploitatie.

Wanneer een van deze situaties van toepassing is, wordt hier in de laatste kolom naar verwezen.

Beheersmaatregelen
Ondanks het feit, dat het resterend saldo aan niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden binnen de verantwoordingsgrens blijft, wordt de sturing in 2025 nog scherper en frequenter. Mede omdat vanaf 2025 de verantwoordingsgrens op 1% ligt, i.p.v. 3%.